Die Datenaufbereitung mit Excel Power Tools massiv beschleunigen
Giuseppe Confalone
- 28. April 2022
Wo entstehen Ineffizienzen bei der Datenaufbereitung?
Ziel der Datenaufbereitung ist, die Rohdaten in einen auswertbaren Zustand zu bringen. Das betrifft sowohl die Datenstruktur als auch den Dateninhalt. Jede Datenquelle unterliegt unterschiedlichen Anpassungslogiken. Wenn Sie gleichzeitig mehrere Datenquellen für Ihr Dashboard heranziehen, steigt die Anzahl Transformationen, die Sie vornehmen müssen.
Beispiel eines Dashboards mit verschiedenen Datenquellen
Für dieses Dashboard brauchen Sie unterschiedliche Datenquellen: Bestellungen, Retouren, Kalender- und Produktestammdaten sowie geografische Stammdaten.
Welche Herausforderungen stellen sich bei der Nutzung verschiedener Datenquellen?
Die Schwierigkeit im vorliegenden Fall liegt in folgendem Setup:
- Nicht alle Regionen sind an das ERP angebunden
- Die Genferseeregion liefert ihre Daten in einem Excel
- Das Tessin rapportiert Bestellungen in einer Access Datenbank, die Retouren in einer Text-Datei.
Erschwerend kommt hinzu, dass diese zwei Regionen nur einzelne Monate liefern – Sie müssen aber Year-To-Date Werte darstellen.
Auch ERPs sind nicht immer die perfekten Datenlieferanten!
Die übrigen Regionen können Sie bequem aus dem ERP beziehen. Bequem ist es allerdings nur, weil Sie einen Extrakt herunterladen können, der alle Daten enthält. Den Extrakt können Sie aber nicht unverändert übernehmen. Auch hier müssen Sie Transformationen vornehmen. Spalten löschen, Spalten zusammenführen und einzelne Informationen aus Spalten extrahieren.
Das ERP schreibt noch zusätzliche Informationen hin, die irrelevant sind, z.B. das Bestelldatum und die Jobnummer des Extrakts, Ihren Benutzernamen, die Bezeichnung des Extrakts und die Anzahl selektierter Datensätze. Und besonders nett ist die Gruppierung nach Region mit Zwischentotalen. Die Zahlen werden zudem mit vorangestellter Währung “CHF” geschrieben, so dass eine Berechnung erst möglich ist, wenn Sie die Währungsinformation entfernt haben.
Das waren jetzt nur eine Handvoll möglicher Bereinigungsarbeiten.
Kommt Ihnen etwas davon bekannt vor?
Wäre es für Sie eine Erleichterung, wenn Sie diese wiederkehrenden Arbeiten automatisieren könnten?
Das können Sie jetzt alles selber automatisieren
Lange war es so, dass sich eine Automatisierung nur mit VBA-Makros realisieren liess. Und wer selber kein VBA-Crack war, brauchte einen Spezialisten. Wenn Sie jetzt für einen kurzen Augenblick dachten, dass Sie auch heute noch einen Spezialisten brauchen, habe ich tolle Neuigkeiten für Sie.
Sie werden selbständig und unabhängig in der Lage sein, Ihre Datenaufbereitungen zu automatisieren. Hier wird auch häufig vom «Self-Service»-Ansatz gesprochen, da sie loslegen können ohne auf Ihre IT-Abteilung oder auf den externen Berater zu warten. Das einzige was Sie brauchen sind neue Kompetenzen. Sie brauchen nicht einmal eine neue Software, denn die haben Sie schon: Microsoft Excel.
„Und was bitteschön hat das jetzt mit Excel zu tun?“
Hierzu gibt es nur eine richtige Antwort: ALLES!
Die Geheimwaffen heissen Power Query, Power Pivot und DAX. So können Sie in Power Query über die Befehle der Benutzeroberfläche Transformationslogiken zusammenklicken. Alle Transformationsaufgaben, die ich im vorherigen Beispiel aufgelistet habe, lassen sich so erledigen.
Wenn Sie verschiedene Datenquellen miteinander kombinieren müssen, können Sie dies ebenfalls in die Transformationsroutine einbauen. Oder Sie stellen logische Beziehungen zwischen Tabellen in Power Pivot her und verfügen in Excel über eine relationales Datenmodell. Auf jeden Fall können Sie in Zukunft gänzlich auf die manuelle Anreicherung mit der Funktion SVERWEIS verzichten.
Und mit DAX verfügen Sie neu über eine mächtige Funktionssprache, die Sie für Ihre Berechnungen auf dem Datenmodell einsetzen. Diese können Sie sich in der klassischen Pivot-Tabelle anzeigen lassen.
Und welche Vorteile bringen Ihnen die Power Tools konkret?
Sie müssen sich das so vorstellen, dass Sie mit den Power Tools einmalig eine Logik für die Datenaufbereitung bauen. Diese Logik können Sie immer wieder abrufen, sobald aktuelle Daten vorliegen. Konkret klicken Sie hierfür in Excel einfach auf «Aktualisieren» und nach kurzer Zeit sind Ihre Datenanalysen, Ihr Berichte und auch Dashboards auf dem neusten Stand. Ihre Datenaufbereitung hat im Hintergrund stattgefunden und Sie haben eine Menge Zeit eingespart.
Mit den Excel Power Tools werden Sie viel effizienter arbeiten und sich auf das Wesentliche Ihrer Arbeit konzentrieren können, nämlich der Analyse und Interpretation. Zudem machen Sie sich unabhängig. Gleichzeitig werten Sie Ihren Lebenslauf auf! Ich bin überzeugt, dass in den kommenden Jahren im Bereich Datenauswertung immer mehr erwartet wird, dass man die Excel Power Tools einsetzen kann.
