Elegante Drill-Down-Analyse in Pivot-Tabellen mit Power Pivot

Wie gehen Sie als Controller heute vor, wenn Sie Bruttomargen entlang einer Produkthierarchie analysieren wollen? Haben Sie Lust etwas ganz Tolles kennenzulernen? In diesem Blogpost zeige ich Ihnen, wie Sie Ihrer Pivot-Tabelle mit wenigen Klicks den Drill-Down-Pfad beibringen.

Vom Groben zum Detail und wieder zurück

Die Notwendigkeit für Hierarchien ergibt sich aus verschiedenen inhaltlichen Gründen. Die Produkthierarchie haben wir schon kennengelernt. Sie können auch Organigramme in Hierarchien abbilden, oder den Kalender. Auch regionale Analysen eignen sich für eine hierarchische Darstellung.

Im Grunde genommen, geht es darum, eine Struktur einzurichten, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Zahlen  stufenweise zu betrachten: vom Groben zum Detail und wieder zurück. Dabei sollte diese Struktur idealerweise die nächste Ebene kennen und auch vorschlagen. Ohne den Einsatz von Power Pivot müssen Sie jedoch manuell dafür sorgen. Sie ziehen die Felder aus der Feldliste in den Zeilenbereich der Pivot-Tabelle und ordnen Sie in der richtigen Reihenfolge an.

Damit haben Sie alle Informationen die Sie brauchen, und noch ein paar Nachteile dazu:

  • Die Pivot-Tabelle ist stets aufgebläht, da alle Felder immer angezeigt werden.
  • Wollen Sie die Totale auf den verschiedenen Ebenen sehen, müssen Sie Teilergebnisse in der Pivot-Tabelle anzeigen, was manchmal unübersichtlich wird.
  • Wenn Sie eine Ebene nicht mehr darstellen wollen, müssen Sie sie aus der Pivot-Tabelle entfernen. Einen Ein- und Aufklappmechanismus erhalten Sie nicht.

Es geht aber auch eleganter.

Power Pivot to the rescue

Ja, das ist so. Das verdanken wir Power Pivot. In Power Pivot erstellen Sie ein relationales Datenmodell. Aber selbst wenn Sie mit nur einer Tabelle arbeiten und somit keine Tabellen zusammenführen müssen, profitieren Sie von den Besonderheiten, die Power Pivot für Sie bereithält.

  • Sie können weitaus mehr Datensätze in Power Pivot laden, als auf einem Tabellenblatt in Excel Platz hat (mein persönlicher Rekord liegt bei 17 Mio. Datensätzen)
  • Power Pivot speichert die Daten physisch ab und komprimiert sie dabei. Die Speichergrösse der Excel-Datei wird um ein x-faches reduziert.
  • Die Daten sind auf den Tabellenblättern nicht sichtbar, sondern nur in der Datenansicht in Power Pivot.
  • Die Pivot-Tabelle kann Daten direkt aus dem Datenmodell lesen (OLAP-Auswertung); es wird kein Pivot-Cache aufgebaut, was sich wiederum vorteilhaft auf die Speichergrösse auswirkt.
  • Und nun zurück zum Thema: Sie können in Power Pivot Hierarchien für ein geführtes Drill-Down in Pivot-Tabellen einrichten.

Ein bisschen Drag-and-Drop und der Drill-Down-Pfad steht

Eine Hierarchie wird immer in einer Tabelle erstellt. Voraussetzung ist, dass sich alle hierfür benötigten Felder in dieser Tabelle befinden. Ist dem nicht so, müssen Sie diesen Zustand entweder mit Power Query herbeiführen oder in Power Pivot berechnete Spalten in der Tabelle einrichten.

Dass Sie nun eine Hierarchie einrichten wollen, zeigen Sie mit Klick auf das eingerahmte Symbol an. Der Hierarchie geben Sie anschliessend einen Namen. Und nun können Sie die Felder in die Hierarchiestruktur ziehen. Auch hier bestimmt die Reihenfolge auf welcher Hierarchieebene sich das Feld befindet.

"Wie cool ist das denn, die Pivot-Tabelle kennt meinen Drill-Down-Pfad"

Das genau war die Reaktion einer Teilnehmerin meiner Schulung. Schauen Sie selber im folgenden Video.

DDEXP_informieren_wenn_buchbar

Ich will informiert werden, sobald die Schulung "Dynamische Datenauswertung in Excel mit Power Pivot & DAX" buchbar ist.