Taktische Lösungen in Business-Intelligence-Projekten mit Excel Power Tools

Die Einführung einer Business-Intelligence-Plattform braucht viel Zeit. Sie als Group Controller brauchen aber jetzt automatisierte Berichte und Dashboards. In diesem Blogpost erkläre ich Ihnen, womit Sie diese selber erstellen können – und zwar ohne Wartezeit!

Business-Intelligence-Projekte werden nicht über Nacht realisiert

Steht eine Unternehmung vor der Einführung eines neuen Business-Intelligence-Systems (BI-System), ist es mit der Beschaffung der Software noch längst nicht getan. Selbst diese Entscheidung will mit einer durchdachten Evaluation sorgfältig vorbereitet werden. Die Einführung eines BI-Systems beansprucht deshalb viel Zeit, weil unter anderem …

  • ein Projekt-Team zusammengestellt werden muss
  • unterschiedliche Anspruchsgruppen verschiedene Interessen vertreten und viele Diskussionen geführt werden müssen
  • mehrere Datenquellen mit unterschiedlichen Inhalten und Strukturen sowie Datenqualitäten aufeinandertreffen und harmonisiert werden müssen
  • die Stammdaten von Anfang an sauber definiert werden müssen, damit später die Berichte und Dashboards eine einheitliche Sprache sprechen
  • jeder Bericht und jedes Dashboard verhandelt werden muss
  • erst ein Rollenkonzept dafür sorgt, dass während und nach dem Projekt klar ist, wer darf und wer nicht
  • eine Organisationseinheit entstehen muss, die sich um die Bewirtschaftung, das Change Management und den Support kümmert
  • und so weiter

Das ist nur ein kleiner Auszug aller anstehenden Arbeiten. Doch alleine diese kurze Liste lässt die Komplexität eines BI-Projektes erkennen. Und vor allem, dass es eben dauern wird, bis Sie kriegen, was Sie selber an Berichten und Dashboards brauchen.

Business-Intelligence-Systeme sind wichtig, aber Vorsicht vor dem Monolith

Nichts spricht gegen ein BI-System. Ich mit meiner hohen technischen Affinität bin sogar begeistert von den Entwicklungen der letzten Jahre. Es ist absolut sinnvoll für eine Unternehmung hier in eine Standardisierung zu investieren und dem Wildwuchs individueller Lösungen sowie der Doppelspurigkeit Einhalt zu gebieten. Aber in Reinform wird es eine solche Standardisierung nicht geben. Oder was halten Sie von folgender Unterhaltung?

In einem Gespräch mit dem IT-Verantwortlichen für Business Intelligence habe ich erfahren, dass seine Unternehmung ein grosses Datawarehouse plant. Es soll zentral alle Daten für alle Auswertungen zur Verfügung stellen. Ausserdem meinte er auch noch, dass Excel sich nicht für das Reporting eignet, sondern nur für Tabellenkalkulationen. Alle Reports müssten daher zwingend vom BI-System geliefert werden. Die Meinungen sind hier offensichtlich gemacht, und die Probleme auch schon ein bisschen aufgegleist.

OK, ich gebe zu, eine eher radikale Haltung dieses BI-Verantwortlichen. Mir kamen sofort Bedenken auf:

  • Ich habe mich gefragt, wie lange das wohl dauert, bis dieses Datawarehouse gebaut ist?
  • Wie lange müssen die Fachbereiche darauf warten, bis sie endlich eine Lösung erhalten, die sie von ihren mühsamen manuellen Datenaufbereitungen befreit?
  • Kann das neue BI-System wirklich alle Informationsbedürfnisse decken? Ich meine, soll es denn dies überhaupt?
  • Wenn die Plattform steht und alle Fachbereiche ihre Wünsche anbringen, wer priorisiert denn, welche Berichte und Dashboards zuerst erstellt werden?

Was wäre Ihre Schlussfolgerung?

Für mich liegt es auf der Hand, dass BI-Projekte allgemein hohe Ziele anstreben, die zunächst neue Probleme schaffen und die aktuellen noch lange nicht lösen können. Die Fachabteilungen werden sich länger damit abmühen müssen, ihre Berichte, Datenanalysen und Dashboards wie bisher von Hand aufzubereiten. Ausser, sie starten heute damit, Taktische Lösungen mit Excel Power Tools zu erstellen.

Taktische Lösungen mit Excel Power Tools als clevere Antwort

Stellen Sie sich vor, Sie starten Excel, öffnen Ihr Dashboard und klicken auf den Befehl «Aktualisieren» – und das wars. Die Tabellen, Kennzahlen und alle Visualisierungen sind auf dem neuesten Stand. Manuelle Anpassungen an den Rohdaten oder mühsames Zusammenführen von Datenquellen mit SVERWEIS sind passé.

Und was, wenn ich Ihnen zusichere, dass Sie diese vollautomatisierten Lösungen komplett selbständig bauen können – ohne IT-Unterstützung und ohne teuren Berater. Sie haben stattdessen die Excel Power Tools eingesetzt und sich eine eigene Logik zusammengeklickt, die Sie immer wieder einsetzen können.

Heute schon können Sie sich Ihre Berichte, Dashboards und Datenanalysen so zurechtlegen, dass Sie von einer Automatisierung profitieren. Sie müssen nicht darauf warten, bis Ihnen das BI-Projekt Lösungen hinstellt. Mit diesen Taktischen Lösungen können Sie die Wartezeit auf eine clevere Art überbrücken und sogar dem BI-Projektteam entgegenkommen.

Taktische Lösungen haben nämlich folgende Vorteile:

  • Sie können über eine längere Zeit mit echten Daten überprüfen, ob sich Ihre Berichts- und Dashboard-Lösungen langfristig bewähren. Arbeiten Sie wirklich damit? Sind sie wirklich wichtig für die Entscheidungsfindung?
  • Laufende Anpassungen an Ihrer Lösung sorgen dafür, dass Sie bestens darauf vorbereitet sind, dem BI-Projektteam zu gegebener Zeit eine getestete Vorlage zu übergeben, im Sinne von „Das ist das, was ich brauche.“
  • Und wenn nicht alle Ihre Berichte und Dashboards auf das BI-System kommen, verfügen Sie schon über eine eigene  funktionierende Lösung.

Excel Power Tools = Power Query, Power Pivot und DAX

Das Schöne an der ganzen Geschichte ist, dass Sie heute schon über die Excel Power Tools verfügen. Sie brauchen keine zusätzliche Software. Sie müssen keinen Antrag stellen, um sich Software herunterladen zu dürfen. Sie haben schon alles. Sie müssen nur noch lernen, wie Sie diese Software einsetzen können.

Power Query, Power Pivot und DAX sind ihre neuen Power Tools – ein Set an Geheimwaffen, mit denen Sie Ihre Automatisierung endlich selbständig erstellen können.

Mit Power Query erstellen Sie eine Logik, welche Daten aus verschiedenen Datenquellen einliest. Zudem ergänzen Sie diese Logik mit Befehlen, welche die Inhalte und Strukturen der Rohdaten genau an Ihren Bedürfnissen anpassen.

Power Pivot ist da, um Ihnen in Excel die Möglichkeit zu geben, verschiedene Tabellen miteinander zu verknüpfen, und zwar über Beziehungen. Die Funktion SVERWEIS brauchen Sie hierfür nicht mehr einzusetzen. An dessen Stelle tritt das relationale Datenmodell in Power Pivot.

Und wenn Sie auf einem relationalen Datenmodell rechnen wollen, brauchen Sie die Funktionssprache DAX. Mit Ihr können Sie einfache bis komplexe Berechnungen anstellen, von simplen Summierungen bis zur Ermittlung von Benchmark-Werten für Vergleichsanalysen.