Massgeschneiderte Lösungen für Ihr Reporting und Ihre Prozesse

17 Jahre Erfahrung als Controller und Business Analyst – deswegen verstehe ich, was Sie brauchen

Automatisierungen im Reporting und in anderen Prozessen

Massive Einsparungen durch Effizienzsteigerungen – 3 Beispiele aus meiner Praxis

Case Study – finanzinstitut

Vertriebsreporting

Jährliche Einsparung:
CHF 145’000
Jeder Kundenberater des Finanz­insti­tu­tes erhält jeden Monat ein individuelles Reportingpaket zu seiner persönlichen Performance
Arbeitsaufwand
Vorher (manuell):
50 Tage / Jahr
Nachher (automatisiert):
1 Tag / Jahr

Case Study – Biotechnologie

Dashboard

Jährliche Einsparung:
CHF 18’000
Der Managing Director der Infors HT Schweiz behält die wichtigsten Ver­triebs­kennzahlen in seinem Dashboard im Blick
Arbeitsaufwand
Vorher (manuell)
72 Std. / Jahr
Nachher (automatisiert):
0.1 Std. / Jahr

Case Study – Automobilverband

Marktstatistiken

Jährliche Einsparung:
CHF 70’000
Zwei Mal im Monat verschickt der Ver­band auto-schweiz an über 500 Em­pfänger Marktstatistiken zu Fahrzeug­immatri­kula­tionen
Arbeitsaufwand
Vorher (manuell)
120 Tage / Jahr
Nachher (automatisiert):
12 Tage / Jahr

Case Study: Automatisierung der Marktstatistiken

Das Unvorstellbare ist jetzt möglich: Voll­auto­matisierte Erstellung der Markt­statistiken auf Knopfdruck

Erzielte Ergebnisse

Die Herstellung aller Markstatistiken beansprucht neu nur noch 12 Tage pro Jahr. Bei manueller Erstellung wurden vorher 120 Tage benötigt. 

Die kalkulatorischen Einsparungen betragen jährlich CHF 70’000.-.

Die Investition in die Individuallösung war in 9 Monaten amortisiert.

Ausgangslage

Zwei Mal im Monat erhalten 520 Empfänger der Mitglieder des Verbandes auto-schweiz rund 15 Statistiken zu den Fahrzeugimmatrikulationen.

Die Rohdaten stellt das Bundesamt für Strassen (ASTRA) zur Verfügung.

Die manuelle Herstellung der Markstatistiken ist besonders aufwändig. So musste beispielsweise auto-schweiz bisher die gemeldeten Fahrzeug­immatrikulationen den korrekten Marken und Modellen manuell zuordnen.

Die Datenverarbeitung erfolgte in einer Access Datenbank mit vielen manuellen Abfragen, die jeweils angepasst werden mussten. Die Ergebnisse mussten zusätzlich manuell in Excel-Dateien für den Versand an die Mitglieder aufbereitet werden.

Realisierte Projektziele

Alle Marktstatistiken sind automatisiert hergestellt.

Die Lösung erfordert keine manuelle Verarbeitung der ASTRA-Daten. Auch die Aufbereitung der fertigen Marktstatistiken für die Empfänger in Excel-Dateien erfolgt automatisiert.

Für die korrekte Zuordnung der Marken und Modelle ist ein vereinfachtes Mapping-Tool bereitgestellt.

Die Applikation zeigt Fehler in der Verarbeitung verständlich in einem Protokoll an.

Die Applikation ist einfach und benutzerfreundlich und kann von allen Mitarbeitern der auto-schweiz bedient werden.

Eingesetzte Software: Microsoft Excel, Excel VBA, Power Query, Microsoft Access, Access VBA

Was Luigi Cescato zur Automatisierung der Marktstatistiken sagt

«Ziel des Projektes mit der Confalone GmbH war es, die zeitaufwändigen, repetitiven Arbeiten zu automatisieren.

Herr Confalone erarbeitete für uns ein aussergewöhnliches, kundenfreundliches Produkt mit einer immensen Zeitersparnis.

Dank den ausgezeichneten Fähigkeiten von Herrn Confalone können wir freigewordene Ressourcen mit grossem Mehrwert für unsere Mitglieder einsetzen.

Die Zusammenarbeit mit Herrn Confalone war sehr bereichernd. Ich kann seine Dienste vorbehaltslos weiterempfehlen

Luigi Cescato
Verantwortlicher Technik / Statistiken
auto-schweiz, Vereinigung Schweizer Automobil-Importeure

Wie hoch ist Ihr Einsparungspotenzial?

Wie viele Stunden verbringen Sie jeden Monat mit wiederkehrenden manuellen Arbeiten, die Sie automatisieren könnten?

Berechnen Sie jetzt Ihr Einsparungspotenzial in CHF.

Buchen Sie jetzt einen unverbindlichen Termin mit mir, um Ihren Fall zu besprechen.

Ihr jährliches Einsparungspotenzial

Effizienzkalkulator
Jahresbruttolohn der ausführenden Person auf ein 100%-Pensum hochgerechnet.
Arbeitgeber-Anteil in % des Bruttolohnes für AHV/IV/EO, ALV, BVG, NBUV, UVG, KTG, Familienzulage
Arbeitsstunden im Monat für wiederkehrende manuelle Arbeiten zu ersetzen mit Automatisierung
Diese Berechnung geht von 220 Arbeitstagen à je 8 Std. in einem Jahr aus.

Excel, Power Query, Power Pivot, DAX & Access

Sie müssen keine neue Software kaufen – Sie haben schon alles und ich nutze es

Microsoft Excel

Das Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft ist vermutlich die am meisten unterschätzte Software. Sie bietet unzählige technische Möglichkeiten, mit denen ich viele Anwendungsfälle realisieren kann.

DAX

DAX (Data Analysis Expressions) ist die Funktionssprache, die zum Einsatz kommt, wenn das Datenmodell ausgewertet werden muss. DAX ist Bestandteil von Power Pivot und eröffnet spannende Berechnungsmöglichkeiten.

Power Query

Power Query ist in Excel integriert. Damit kann ich Daten aus verschiedenen Quellen einlesen und sie so umwandeln, dass sie verarbeitet werden können. So erfolgt die Datenaufbereitung automatisch.

Microsoft Access

Das Datenbankprogramm von Microsoft setze ich dann ein, wenn verarbeitete Datenvolumen gespeichert werden müssen, und die Anforderungen an die Weiterverarbeitung die Möglichkeiten von Excel sprengen.

Power Pivot

Power Pivot ist in Excel integriert. Damit kombinieren Sie verschiedene Datenquellen über Beziehungen. Zudem kann Power Pivot weit mehr als 1 Mio. Datensätze in Excel speichern.

VBA

Visual Basic for Applications ist die in Excel und Access integrierte Skriptsprache, mit der sich die verschiedensten Aufgaben der Lösung im Hintergrund automatisieren lassen.

Case Study: Automatisierung des Vertriebsreportings

Auf Knopfdruck: fixfertige individuelle Reportingpakete für alle Kundenberater und Geschäftsstellen

Erzielte Ergebnisse

Das automatisierte Vertriebsreporting benötigt für das ganze Jahr 1 Arbeitstag – bei manueller Herstellung 50 Tage.

Dadurch entstehen kalkulatorische Einsparungen von jährlich CHF 145’000.

Der Investitionspayback für diese Individuallösung beträgt 5 Monate. 

Ausgangslage

Jeden Monat erstellt die Mitarbeiterin eine Tabelle mit ausgewählten Vertriebskennzahlen. Diese Tabelle enthält viele Verknüpfungen zu Excel-Dateien, die Sie aus unterschiedlichen Systemen herunterlädt.

Die heruntergeladenen Excel-Dateien sind nach vordefinierten Layoutvorlagen der Systeme aufgebaut, die ab und zu ändern. Das führt jeweils zu einem hohen manuellen Anpassungsaufwand für die Marketingmitarbeiterin.

Aus diesem Grund können nicht alle Kennzahlen in der Tabelle bereitgestellt werden. Die Empfänger der Tabellen müssen daher bei Bedarf selber weitere Informationen aus den Systemen holen.

Realisierte Projektziele

Alle Kundenberater und Geschäftsstellen erhalten individuelle Reportingpakete bestehend aus Dashboards und Detailansichten.

Es sind neu alle verfügbaren und relevanten Kennzahlen aus den Systemen abgebildet. Die Ist-Werte werden durch Pipeline- sowie Zielwerte ergänzt.

Für eine positive User-Experience sorgen ansprechende Visualisierungen und eine einfache Navigation.

Im automatisierten Herstellungsprozess werden alle Datenquellen eingelesen und bereinigt und am Schluss werden die individuellen Reportingpakete in Excel-Dateien bereitgestellt.

Die Individuallösung wurde mit Microsoft Excel, VBA und Power Query realisiert.

Wie viel Geld lassen Sie auf dem Tisch liegen?

Finden Sie heraus, wie gross Ihr Einsparungspotenzial ist, wenn Sie nur schon einen Report automatisieren.

Übrigens – im Durchschnitt beträgt die Payback-Dauer bei meinen Kundenprojekten unter einem Jahr.

Vorteile der Automatisierung

Es geht aber nicht nur um Effizienzgewinne

Fehlerfreie Ergebnisse

Dank der Automatisierung können Sie sich auf ein fehlerfreies Reporting verlassen. Den Inhalten Ihres Reportings können Sie vertrauen.

Das ist extrem wichtig, weil Sie darauf basierend wichtige Entscheidungen fällen.

Sie wissen ja: Fehlentscheidungen und Fehlersuchen sind kostspielig.

Personenunabhängigkeit

Manuelle Prozesse sind abhängig von der Person, die sie schon seit  längerer Zeit durchführt und so über die notwendige Routine verfügt.

Ist diese Person abwesend kann das zu  Verzögerungen, Prozessunterbrüchen und Fehler führen.

Das können Sie mit einer Automatisierung vermeiden.

Was Jeanine Leydet zur Automatisierung des Vertriebsreportings sagt

«Mit dem Vertriebscockpit von Giuseppe Confalone erstellen wir monatlich auf Knopfdruck fixfertige Reportingpakete für unsere Vertriebsmannschaft.

Wir sind begeistert von seiner Arbeitsweise und Lösung. Wir mussten weder eine neue Software beschaffen, noch brauchte es eine Projektorganisation. Auf sehr pragmatische Art hat er in direkter Zusammenarbeit mit mir das komplexe Tool entwickelt.

Heute steht das monatliche Vertriebsreporting in 20 Minuten. Wir sparen jedes Jahr etwas über zwei Monate manuelle Arbeit.»

Jeanine Leydet
Mitarbeiterin Marketing
Raiffeisenbank Cham-Steinhausen

Case Study: Automatisierung des Vertriebsdashboards

Auf Knopfdruck zu jedem Zeitpunkt im Bild über den Vertriebserfolg

Erzielte Ergebnisse

Das Dashboard steht in Sekunden. Pro Jahr ist ein Aufwand von nur noch 0.1 Std. notwendig, statt der bisherigen 72 Std.

Dies führt jedes Jahr zu kalkulatorischen Einsparungen von CHF 18’000.

Die Investitionen in die Individuallösung waren in nur 7 Monaten amortisiert.

Ausgangslage

Der Managing Director der Infors HT Schweiz erstellt monatlich eine Übersicht wichtiger Vertriebskennzahlen. Die Übersicht enthält Gegenüberstellungen zu Sollzielen und Vorjahreswerte.

Dies macht er jeden Monat von Hand und braucht für den kompletten Prozess im Durchschnitt 6 Stunden jeden Monat.

Er lädt Datenextrakte aus verschiedenen Systemen herunter und verdichtet sie mit Hilfe von Pivot-Tabellen in einer Excel-Datei.

Die ermittelten Werte kopiert er von Hand in das Übersichtsblatt und passt Formeln an unterschiedlichen Stellen an.

Projektziele

Das Dashboard ist auf Knopfdruck aktualisiert und enthält alle relevanten Vertriebskannezahlen.

Die Individuallösung liest die Vorjahres- und Ist-Daten direkt aus der Datenbank ein.

Die Benutzeroberfläche ist sehr einfach und benutzerfreundlich gestaltet. So können alle Mitarbeiter die Aktualisierung des Dashboards ohne spezielle Kenntnisse vornehmen.

Der Managing Director kann jeden Verkäufer direkt im Dashboard anklicken und sich die persönliche Leistung dynamisch anzeigen lassen.

Visualisierungen brechen die Kennzahlen nach Produktgruppen und Vertriebsregionen auf und zeigen sofort das Verhältnis untereinander auf.

Eingesetzte Software: Microsoft Excel, VBA, Power Query, Power Pivot, DAX

 

Was Carlheinz Reiner zum neuen Dashboard sagt

«Endlich haben wir das, wovon wir lange träumten: Ein Dashboard, das sich automatisch aktualisiert.

Bisher mussten wir die Daten mühsam von Hand herunterladen und zusammentragen, jetzt geht das innerhalb von Sekunden auf Knopfdruck.

Cool dabei ist: Die Software dazu hatten wir schon die ganze Zeit: Power Query und Power Pivot, die sind in Excel schon drin – aber das wussten wir nicht.

Giuseppe Confalone hat uns hier enorm geholfen. Für uns ist das neue Dashboard ein Game Changer. Nun haben wir jederzeit und sehr schnell Klarheit, wo wir stehen.»

Carlheinz Reiner
Managing Director
Infors HT Niederlassung Schweiz

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Automatisierung Vertriebsreporting

Das gab es vorher nicht: fixfertige individuelle Reportingpakete für jeden einzelnen Kundenberater und jede Geschäftsstelle

Ausgangslage:

Wegen des hohen manuellen Aufwandes, kann die Mitarbeiterin Marketing nur wenige Kennzahlen bereitstellen. Der Prozess startet mit dem Herunterladen mehrerer Extrakte aus verschiedenen Systemen. Die Extrakte muss sie zunächst bereinigen und dann verknüpfen.

Ziel:

Die komplette Herstellung ist automatisiert. Jeder Kundenberater und jede Geschäftsstelle erhält ein individuelles Reportingpaket bestehend aus Dashboards und Detailansichten.

Im Reportingpaket sind alle verfügbaren Vertriebskennzahlen abgebildet. Die Ist-Werte werden durch Pipeline- sowie Zielwerte ergänzt. Für eine positive User-Experience sorgen ansprechende Visualisierungen und eine einfache Navigation.

Ergebnis:

Kalkulatorische Einsparungen von jährlich CHF 145’000

Investitions-Payback in 5 Monaten erreicht

Software:

Für die Umsetzung habe ich ausschliesslich vorhandene Software eingesetzt: Excel, Power Query und VBA.

Automatisierung Dashboard

Auf Knopfdruck jederzeit über die Vertriebsentwicklung informiert – mit einem Dashboard geht das

Ausgangslage:

Der Managing Director der Infors HT Schweiz stellt die monatliche Übersicht der Umsatz- und Absatzwerte manuell im Excel zusammen. Dieser Prozess folgt keinem Standard und ist von ihm abhängig.

Ziel:

Alle relevanten Vertriebskennzahlen sind in einem interaktiven Dashboard mit ansprechenden Visualisierungen dargestellt. Das Dashboard ist automatisiert und bezieht die Daten direkt aus der Datenbank. Der Managing Director kann den Berichtszeitraum direkt im Dashboard umstellen.

Ergebnis:

Kalkulatorische Einsparungen von jährlich CHF 18’000

Investitions-Payback in 7 Monaten erreicht

Software:

Für die Umsetzung habe ich ausschliesslich vorhandene Software eingesetzt: Excel, Power Query, Power Pivot und DAX.

Automatisierung Dashboard

Das Unvorstellbare ist möglich: vollautomatisierte Erstellung aller Marktstatistiken auf Knopfdruck

Ausgangslage:
Der Leiter Technik und Statistiken des Verbandes auto-schweiz erstellt zwei Mal im Monat Marktstatistiken zu den Fahrzeugimmatrikulationen. Er benutzt Microsoft Access und Microsoft Excel. Jeder einzelne Verarbeitungsschritt erfordert manuelles Eingreifen.
Ziel:
Die Herstellung aller Monatsstatistiken ist automatisiert. Ein manuelles Eingreifen ist nur erforderlich, wenn neue Fahrzeugmodelle im Mapping erfasst werden müssen.

Ergebnis:

Kalkulatorische Einsparungen von jährlich CHF 70’000

Investitions-Payback in 9 Monaten erreicht

Software:

Für die Umsetzung habe ich ausschliesslich vorhandene Software eingesetzt: Excel, Power Query, VBA und Access.